Como preparar um relatório de auditoria clínica?

Se você perguntar aos auditores clínicos por que eles escrevem relatório de auditoria  clínica, alguns podem responder ser para comunicar os objetivos, escopo e resultados de um trabalho. Outros podem sugerir ser para descrever o que os auditores encontraram e fazer recomendações para melhorias. Mas o objetivo final dos relatórios de auditoria clínica não é descrever o que encontramos ou fazer recomendações para melhorias. É para persuadir os leitores a agir.

O impacto é fundamental, mas nem todos os auditores clínicos percebem a diferença que o estilo de redação pode fazer para garantir que a ação corretiva seja completa e oportuna. O conteúdo de um relatório informa os leitores, mas eu diria que o estilo de redação é o que motiva. Por exemplo, quando o Exército dos EUA testou duas versões de uma mensagem de negócios pedindo aos leitores que realizassem uma tarefa específica, aqueles que receberam uma carta bem escrita e de “alto impacto” tiveram duas vezes mais chances de cumprir o memorando no dia em que o receberam.

Leia também: Como a equipe de Enfermagem impacta na Segurança do Paciente?

A seguir estão algumas recomendações que podem ajudar a garantir que seus relatórios de auditoria sejam eficazes – que eles não apenas mudarão as mentes, mas também criarão uma chamada à ação que obtenha resultados.

1. Seja breve

Os relatórios de auditoria clínica são mais persuasivos quando adaptados às necessidades das partes interessadas; e se sobrecarregarmos nossos leitores com muitas informações, nossos relatórios terão menos impacto. Se uma palavra, ideia ou frase não contribuir diretamente para o ponto, considere eliminá-la.

2. Mantenha a simplicidade

Os melhores relatórios de auditoria clínica expressam grandes ideias em pequenas palavras, nunca pequenas ideias em grandes palavras. Nossa redação é mais persuasiva quando usamos uma linguagem clara, direta e familiar. Isso não significa “emburrecer” nossos relatórios; significa uma comunicação clara e eficaz – o oposto do juridiquês.
Há evidências convincentes de que a linguagem simples tem mais probabilidade de ser lida, compreendida e ouvida em muito menos tempo. Também é importante verificar a ortografia e a gramática.

A lição para os auditores clínicos: há um motivo pelo qual você raramente vê linguagem burocrática ou jurídica em materiais de marketing: a linguagem simples vende melhor as ideias. Mesmo que todos os seus stakeholders sejam capazes de ler e compreender uma tese de doutorado, isso não significa que eles queiram. Sua redação provavelmente será mais persuasiva se não for pomposa, desnecessariamente complicada ou carregada de jargão técnico.

3. Faça suas melhores ideias se destacarem

Precisamos facilitar para executivos e profissionais de saúde ocupados ler, absorver e agir com base nos resultados de nosso trabalho. Manter as coisas curtas e simples pode ajudar, mas também devemos organizar nossos relatórios para destacar as ideias mais importantes.

Títulos no estilo de mensagem, subtítulos e caixas de texto explicativo podem chamar a atenção para as informações mais importantes em seu relatório. Não hesite em usar exemplos, tabelas, cores, gráficos ou imagens para esclarecer e dar ênfase a questões importantes. Considere também o uso de um resumo executivo, índice analítico e / ou índice para ajudar o leitor a encontrar facilmente as informações em seu relatório.

A lição para auditores clínicos: diferentes partes interessadas têm necessidades diferentes, portanto, precisamos ajudar os leitores individuais a acessar as informações específicas de que precisam. Nossa redação não será persuasiva se as mensagens-chave se perderem nos detalhes.

4. Não negligencie o básico

Você já recebeu um currículo ou proposta de negócios que continha erros ortográficos ou gramaticais? Você provavelmente pensou duas vezes antes de considerar seriamente o indivíduo ou a empresa que o enviou. O mesmo se aplica ao seu relatório de auditoria. Se contiver erros de ortografia ou gramática ou pontuação incorreta, os leitores podem ficar com a impressão de que você não é detalhista ou, pior, cuidadoso com seu trabalho. Mesmo um único erro pode afetar negativamente sua credibilidade. Pode não ser justo, mas se o seu relatório contiver erros (descuidado ou não), seus argumentos bem fundamentados podem falhar.

A lição para auditores clínicos: preste atenção aos detalhes. É difícil ser persuasivo se você perder sua credibilidade porque ignorou o básico.

5. Considere as implicações

Todos nós tentamos ser imparciais, mas às vezes esquecemos a implicação de nossas palavras. Se quisermos que os leitores aceitem nossas ideias, nosso tom deve ser objetivo – mesmo quando transmitimos uma mensagem negativa.
Seguem exemplos de redação que, do ponto de vista da administração, podem parecer desnecessariamente tendenciosos ou negativos:

Tendencioso e mais negativo:

• A unidade não foi capaz de produzir documentação para demonstrar o cumprimento da política.
• Quando questionados, os gerentes deram explicações conflitantes sobre o processo de verificação do fornecedor.

Imparcial e mais positivo:

• A documentação não estava disponível para demonstrar conformidade com a política.
• Os gerentes tinham interpretações diferentes do processo de verificação do fornecedor.
• A lição para os auditores clínicos: raramente persuadimos fazendo alguém se sentir hostil ou na defensiva. Se nosso relatório parecer tendencioso ou injusto, o cliente provavelmente nos desligará.

6. Lembre-se dos cinco C’s

Há cinco componentes importantes de observações e recomendações:

• Critérios (o que deveria ser).
• Condição (o estado atual).
• Causa (a razão da diferença).
• Consequência (efeito).
• Planos de ação corretiva / recomendações.

Mesmo se você usar os cinco Cs, seu relatório pode não ser convincente. Mas sem os cinco Cs, suas chances de sucesso despencarão. Sua descrição das consequências potenciais é particularmente importante: uma bem escrita é o “e daí?” que empurra a administração para a ação. Ele indica quem se beneficiará, como e por quê. Frequentemente, a persuasão é aprimorada se as consequências forem descritas em termos de negócios, com elementos mensuráveis e prazos específicos. Se dinheiro, segurança ou integridade do programa estiverem em jogo, por exemplo, você deve dizer isso.

Recomenda-se que você estruture seu relatório de auditoria da seguinte maneira:

• Título: Dê à sua auditoria um título que descreva o que está sendo auditado.
• Antecedentes: Se necessário, forneça uma justificativa para a seleção do tópico e inclua informações básicas essenciais para a compreensão de um processo ou problema.
• Meta e objetivos: A meta descreve o que você deseja alcançar. Os objetivos descrevem o que você vai medir para mostrar que seu objetivo foi alcançado.
• Padrões: você deve detalhar os padrões usados para comparar sua prática. Sempre que possível, devem ser usados padrões nacionais, regionais ou locais publicados.
• Método: Descreva quais dados foram coletados, como foram coletados e como foram analisados.
• Resultados / conclusão: descreva o que os dados dizem sobre a prática atual.
• Recomendações: descreva quaisquer sugestões de melhoria.
• Plano de ação: Faça um plano de ação a partir das recomendações com responsabilidades de ação e um cronograma de implementação. Identifique quem implementará o plano de ação e forneça uma data de nova auditoria.
• Planeje a nova auditoria: defina uma escala de tempo para uma nova auditoria (não antes de as alterações terem sido feitas). A nova auditoria deve usar o mesmo desenho da auditoria, mas você só precisa rever as normas onde as mudanças foram feitas (a menos que as mudanças possam ter afetado outras normas).