Como é o Agendamento, a Confirmação e o Planejamento da Avaliação para Acreditação ONA

A organização de saúde manifesta interesse pelo processo de avaliação para acreditação junto à Instituição Acreditadora de sua preferência

O Processo de avaliação para Acreditação deve ser integralmente cumprido, conforme etapas estabelecidas a seguir:

Solicitação de Informações

A organização de saúde manifesta interesse pelo processo de avaliação para acreditação junto à Instituição Acreditadora Credenciada de sua preferência.

A Instituição Acreditadora Credenciada coleta as informações necessárias da organização de saúde para análise da elegibilidade.

A Instituição Acreditadora Credenciada coleta as informações necessárias da organização de saúde para análise de risco, para apoio na tomada de decisão do modelo de avaliação.

A Instituição Acreditadora Credenciada coleta as informações necessárias da organização de saúde para formular a proposta.

A Instituição Acreditadora Credenciada encaminha a proposta à organização de saúde.

A organização de saúde analisa a proposta recebida segundo as Agendamento da Visita de Avaliação para Acreditação

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Agendamento da visita

A Instituição Acreditadora Credenciada realiza o agendamento no sistema ONA Integrare, em até 60 (sessenta) dias corridos após a validação ou atualização da inscrição da organização de saúde, ou atualização da sua inscrição validada pela ONA. A disponibilidade da organização no sistema para agendamento da visita pela Instituição Acreditadora Credenciada expira após o prazo de 60 (sessenta) dias corridos, sendo necessário reiniciar o processo com nova solicitação de inscrição do cliente.

É de responsabilidade da Instituição Acreditadora Credenciada garantir a veracidade de todas as informações registradas no sistema ONA Integrare, antes da efetivação do agendamento da visita. c. Processos de avaliação de nível 1, nível 2, nível 3 ou manutenção, poderão ser acompanhados por um Observador ONA, mediante seleção randomizada.

A ONA informará à Instituição Acreditadora Credenciada o Observador ONA escolhido para o acompanhamento da visita num prazo máximo de até 72 (setenta e duas) horas antes do primeiro dia da avaliação.

No momento do agendamento da visita, a Instituição Acreditadora Credenciada define a equipe de avaliadores e o avaliador líder para a avaliação.

A organização de saúde deve aprovar a equipe de avaliadores definida, verificando possíveis conflitos de interesse.

A Instituição Acreditadora Credenciada deve anexar junto ao agendamento da visita, o contrato firmado com o cliente (contrato IAC – Cliente). É de responsabilidade da Instituição Acreditadora Credenciada, garantir que o contrato anexado esteja completo, correto e devidamente assinado, antes da efetivação do agendamento da visita.

O contrato firmado entre a Instituição Acreditadora Credenciada e o cliente deverá permanecer arquivado na própria IAC e poderá ser solicitado pela ONA a qualquer momento.

A visita deve ser agendada com pelo menos, 15 (quinze) dias de antecedência (período entre a data de agendamento e o primeiro dia de visita). Visitas agendadas no período de 15 (quinze) a 7 (sete) dias de antecedência do primeiro dia de visita, geram multa para a Instituição Acreditadora Credenciada, que corresponde a 20% (vinte por cento) do valor de contrato de avaliação para acreditação. Não são permitidos agendamentos de visitas onde o período entre a data de agendamento e o primeiro dia de visita seja inferior a 7 (sete) dias. Em caso de reagendamento estes prazos também serão considerados.

A Instituição Acreditadora Credenciada, após a inserção e confirmação das informações de agendamento da visita, finaliza o processo, passando o mesmo para a análise da ONA.

A ONA analisa as informações registradas no agendamento de visita verificando a conformidade das mesmas. O processo de análise realizado pela ONA deve ocorrer em até 2 (dois) dias úteis subsequentes à efetivação do agendamento da visita pela Instituição Acreditadora Credenciada. Este prazo considera os dias e horários de funcionamento da ONA.

Caso existam inconformidades no agendamento da visita, a ONA invalidará o agendamento justificando o motivo, para que os ajustes sejam realizados pela Instituição Acreditadora Credenciada. A Instituição Acreditadora Credenciada possui 3 (três) dias corridos para realizar os ajustes necessários. Se os ajustes não forem realizados neste prazo e a inscrição submetida novamente à análise da ONA, a visita será cancelada automaticamente, sendo necessário o reagendamento da mesma.

Havendo a ONA identificado inconformidades no agendamento da visita em um prazo de até 7 (sete) dias corridos a contar do primeiro dia de visita, o agendamento será cancelado automaticamente, sendo necessário o reagendamento da visita pela Instituição Acreditadora Credenciada.

A Instituição Acreditadora Credenciada pode realizar mudanças no agendamento e programação da visita, após a análise da ONA, nos seguintes casos e prazos:

1. Data de início e fim da visita: até 01 (um) dia antes do primeiro dia de visita registrado no agendamento inicial.
2. Membros da equipe de avaliadores ou relator do Comitê de Certificação: enquanto o relatório de avaliação estiver sob a responsabilidade do avaliador líder.
3. Alterações de subseções e avaliadores: enquanto relatório de avaliação estiver sob a responsabilidade do avaliador líder. o. É de responsabilidade da Instituição Acreditadora Credenciada, manter atualizada e zelar pela autenticidade das informações registradas referentes ao agendamento da visita.

Havendo a existência de divergências de informações registradas no agendamento da visita versus o realizado, tais como: visitas realizadas em datas diferentes das informadas, equipe de avaliadores responsável pela avaliação diferente da equipe indicada no sistema ONA Integrare, subnotificação de dados contratuais, e outros procedimentos semelhantes, a ONA analisará e se confirmadas tais divergências, deliberando medidas cabíveis que poderá incluir o não reconhecimento de processos de avaliação, a não homologação da acreditação, o cancelamento de acreditação vigente ou a aplicação de multa. Além disso, a ONA também poderá registrar as divergências como não conformidade à respectiva Instituição Acreditadora Credenciada.

Emissão da Taxa de Avaliação

Estando o agendamento conforme, a ONA emite a taxa de avaliação para fins de acreditação para a organização de saúde. A organização de saúde realiza o pagamento da taxa de avaliação junto à Organização Nacional de Acreditação.

Confirmação e Planejamento da Visita

O avaliador líder diante do cumprimento das etapas anteriores, prepara o processo para a realização da visita de avaliação para a acreditação.

O avaliador líder deve anexar o plano da visita do processo de avaliação, bem como realizar a programação da visita no sistema ONA Integrare em até 2 (dois) dias corridos antes do primeiro dia da visita. O plano da visita somente pode ser realizado mediante o pagamento da taxa de avaliação e/ou multa.

Alterações no plano de visita devem ser acompanhadas de justificativas.

Fonte da imagem: Envato

Fonte: NO 04 – ONA