Poucos setores podem dizer que enfrentam diariamente um ambiente com tamanha complexidade e incertezas como a Saúde. Se você já ouviu falar de metodologias ágeis, deve ter ouvido também que elas foram criadas, a princípio, para gestão de projetos de software. Porém, quase 20 anos após a divulgação do Manifesto Ágil, muita experimentação e algumas revisões feitas, posso afirmar que a área de saúde tem as características que se aplicam perfeitamente nesta metodologia, particularmente por conta das duas características mencionadas no início desse texto (incerteza e complexidade).

Os chamados métodos Ágeis começaram a surgir no início dos anos 2000, foram ganhando espaço no mercado por suas características adaptáveis às mudanças de escopo, maior aderência aos resultados esperados e orçamento disponível. Se você assistiu a minha Masterclass, disponível no portal IBES-KIH, consegue entender melhor todas as dificuldades encontradas historicamente para entregas de resultados efetivos, através de métodos tradicionais de gestão de projetos. Hoje, esses métodos Ágeis já tomaram conta dos processos de software mundialmente e já fazem parte da rotina de outras áreas corporativas como RH, Jurídico e Marketing. Na área de saúde, começamos a ver alguns movimentos, principalmente relacionados ao Lean Healthcare, mas também temos exemplos de aplicação do Scrum – principalmente durante essa pandemia.  O método Lean, o qual eu abordo com mais detalhes em outro artigo, foi o precedente desse movimento, mas já não é o único. No mercado também vemos o Scrum, mencionado acima, o Kanban, XP, DSDM, Crystal etc. Cada um tem suas características específicas, mas todos eles compartilham os mesmos valores. Vou falar aqui um pouco desses valores sem ser exaustivo e buscar agregar com alguns exemplos que possam inspirar você e sua instituição a repensar alguns processos.

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Indivíduos e Interações, mais que processos e ferramentas – O primeiro princípio traz um olhar para a questão da proximidade, não necessariamente física, mas do vínculo entre os membros de um time, das interações entre as áreas internas, entre gestores e colaboradores, entre empresa e clientes. Não se trata de um foco em detrimento de processos bem definidos e atualizados, ou de ferramentas adequadas e seguras. Mas sim, em primeiro lugar que as relações estejam muito bem estabelecidas, as necessidades bem mapeadas e o objetivo de atender bem o cliente esteja estabelecido, evitando desperdícios de recursos, mapeamento de processos desatualizados ou que não são seguidos pelas partes envolvidas, ou até mesmo aquisição de ferramentas que não se adaptam e mais atrapalham do que ajudam. Como exemplo, podemos imaginar uma cena hipotética de banco que não permite a entrada de um cliente que se locomove através de uma cadeira de rodas simplesmente porque não é possível passar pela porta giratória da entrada.

Produto funcionando, mais que documentação detalhada – Este princípio está diretamente conectado à necessidade das empresas em digitalizar as soluções atuais, ou mesmo colocar em produção novos produtos e serviços, para garantia de agilidade das estratégias de atendimento aos clientes e pacientes. Claro que as documentações são necessárias e em alguns casos são obrigatórias, mas o processo já é conhecido e, antes de consumirmos recursos documentando, precisamos colocar produtos ou partes de produtos em testes reais. Precisamos incluir novas configurações e entender o que verdadeiramente gera valor para o cliente. Estamos vivendo um momento em que os pacientes estão se tornando hiper conectados através de smartphones, smartwatch e sensores. Novas startups estão surgindo e trazendo inovações. Tudo está acontecendo de forma mais veloz e precisamos responder na mesma velocidade. Um exemplo disso é a aceleração dos processos para se criar a vacina para combate à Covid-19.

Colaboração com o Cliente, mais do que negociação de contratos – Mais do que considerar o que deve ser feito em uma prestação de serviço as negociações de contrato em geral buscam prevenir as partes de riscos que podem ocorrer em uma relação comercial. Em geral, as cláusulas relacionadas à riscos são as que causam as maiores demoras e em alguns casos interrompem uma negociação que poderia ter sido positiva. Este princípio buscar mudar o paradigma focando em colaboração, entregas parciais, baseadas em uma relação mais próxima, com transparência e confiança. O contrato é necessário e existem diversos contextos, mas as negociações não deveriam demorar mais do que o prazo para implementar uma solução ou atender um cliente. Um exemplo são as análises de convênios que as vezes demoram muito tempo para aprovar a liberação de um exame, e quando há a autorização pode não haver mais o sentido.

Flexibilidade de mudança, mais do que seguir um plano – Para não criar polêmica, já vou informando que as metodologias Ágeis não são contra o planejamento em si. Na verdade, apoia-se um planejamento com visibilidade real do que se está planejando, reduzindo as incertezas. Apoia-se a flexibilidade em relação às estratégias em execução, com entregáveis recorrentes, transparência e feedbacks periódicos aos clientes. Não faz muito sentido o principal envolvido não enxergar o que um time está trabalhando por meses, no máximo com acesso à indicadores de “semáforo” (status e prazos de conclusão – verde, amarelo ou vermelho, por exemplo), ainda mais em um contexto com tantas mudanças no contexto da saúde, com novas pesquisas e tecnologias, novos mapeamentos genéticos, estudos farmacêuticos etc.

Antes de projetos de tecnologia, de transformação digital, de modelos de disrupção, os princípios ágeis trazem as pessoas para o centro, atuando de forma colaborativa, dando um passo por vez, sendo transparente com todos os stakeholders, focados em resolver o problema do cliente. Esses princípios abrem um leque enorme de possibilidades de aplicar nos processos diários, tais como: indicadores de gestão à vista, reuniões diárias, quadros “kanban”, rotinas periódicas de revisão e times autogerenciáveis. Eles permitem agilidade nas tomadas de decisão, melhorias contínuas, empoderam os times e aumentam o engajamento dos profissionais.

Um bom exemplo de aplicação que podemos citar é um case recente de como um hospital escola do Reino Unido, utilizando alguns dos conceitos do Scrum pôde atender de forma mais ágil um crescente número de pacientes infectados com Covid, chegando ao hospital todos os dias, bem como com algumas baixas no quadro médico. Isso aconteceu em agosto desse ano no Hospital St. Johane, onde o cenário inicial era de diversos carros fazendo fila em sua porta, aguardando atendimento, com enfermeiros levando oxigênio para os pacientes que precisavam. As práticas aplicadas iniciaram com a formação de times multifuncionais com médicos e enfermeiros atuando em conjunto até final do atendimento do paciente em seus turnos. Além dessa divisão em times pequenos e autogerenciáveis, os líderes se reuniam diariamente, de forma pontual às 8 da manhã para definir o planejamento do dia, identificando todos os profissionais disponíveis no momento, além do controle de forma visual dos profissionais que estavam em licença e o período que faltava para eles retornarem. Todas essas informações, bem como os contatos de todos os profissionais era disponibilizado diariamente, assim o contato ficava mais transparente e ágil. Nesse momento de reunião os líderes também conversavam e compartilhavam as dificuldades que estivessem enfrentando e todos podiam ajudar e tomar decisões de formas mais ágeis. O time também poderia sugerir feedbacks e formas de trabalhar que fossem mais eficientes. Os líderes concluíram que essa forma de trabalho foi extremamente positiva e com isso conseguiram reduzir os tempos de atendimento e de espera dos pacientes.

Você ainda acha que essa história de agilidade não é pra você? Ou conseguiu se enxergar em algum exemplo ou pensou em uma oportunidade para melhorar os seus resultados? Sejam quais forem os seus desafios nesse momento, nosso objetivo é transformar o sistema de saúde. Conte com o Grupo IBES para caminharmos juntos nessa jornada de transformação desenvolvendo o mindset Lean em sua estrutura e capacitando o seu time de profissionais e executivos.

Um abraço e até a próxima!

Autor: André Pádua

Sobre o autor: Profissional certificado em metodologias Ágeis, Pós Graduado em Gestão de TI, com experiência de mais de 15 anos na área de Tecnologia em empresas de grande porte das áreas financeira e varejo, atuando com Gestão Estratégica de Fornecedores, Gestão de Processos, Governança, Controladoria, Gestão Orçamentária e Desenvolvimento de Sistemas.