Como funciona a Avaliação de Acreditação: do Plano de visita à entrega do Relatório

A Avaliação de Acreditação (Certificação, Recertificação, Upgrade, Manutenção e Diagnostico) exige que a organização ou serviço de saúde seja avaliado em relação a todos os resultados esperados dos padrões relevantes da metodologia escolhida (exemplo: ONA, ACSA International, Covid-Free, Closer to Zero, etc.).

Cronograma/Plano de Visita de avaliação 

Para visitas de avaliação, o líder da equipe consulta a equipe e a organização ou serviço e prepara o cronograma antes da avaliação. É importante que o cronograma seja consistente com todas as informações descritas pelo cliente e cubra todos os aspectos da avaliação de maneira eficiente e oportuna. O cronograma deve:

• dar tempo para todas as entrevistas, revisões de documentos e observações que possam ser necessárias para fazer uma avaliação competente
• levar em conta o tamanho da organização ou serviço e a abordagem organizacional
• trabalhar em torno da disponibilidade de funcionários, pacientes e seus representantes nomeados
• apoiar o uso eficaz e eficiente e a gestão do tempo 
• inclui reuniões com a administração e reuniões regulares da equipe.

Os cronogramas permitem uma abordagem compartilhada, para que a equipe de avaliação possa cobrir todos os resultados esperados relevantes entre eles, em vez de duplicar o esforço.

Também deve haver alguma flexibilidade para permitir que a equipe mude sua abordagem, se necessário, para acomodar as necessidades do serviço, a disponibilidade da equipe ou para minimizar a interrupção dos destinatários dos cuidados.

Para visitas agendadas, o Grupo IBES encaminha o documento preenchido à organização ou serviço antes da visita e o cronograma final é confirmado durante a reunião de entrada no local. A equipe de avaliação deve discutir entre si, anteriormente, como será a visita e quaisquer disposições especiais.

Leia também: A Acreditação e os perfis de Avaliadores da Metodologia ONA

A equipe de avaliação pode decidir preparar um cronograma para gerenciar de forma ativa e eficaz o tempo da equipe no local durante a avaliação (presencial, hibrida ou remota), incluindo as entrevistas e reuniões da equipe. O responsável pelo serviço recebe uma cópia do mesmo. O cronograma é um documento de trabalho para a equipe de avaliação que está sujeito a alterações e não faz parte das informações que devem ser fornecidas ao responsável ou outros funcionários.

Intérpretes

Intérpretes podem ser necessários durante as visitas de avaliação de metodologia internacional, como a ACSA. Se for necessário um intérprete e ainda não tiver sido contratado, o Grupo IBES providenciara um intérprete com antecedência. 

Contato entre as partes

Um membro do Grupo IBES entra em contato com a organização ou serviço uma a duas semanas antes de a avaliação de acreditação para discutir as providências, incluindo a programação do local onde a avaliação é realizada. O contato com a organização ou serviço torna-se importante para:

• confirmar a data, hora e duração da avaliação
• confirmar a pessoa de contato principal no serviço para a avaliação
• verificar se é necessário um intérprete, ou se existem outros requisitos
• verificar se alguma permissão é necessária para a entrada da equipe
• confirmar o cronograma, incluindo a disponibilidade de pessoal-chave para entrevistas
• verificar a disponibilidade de documentos e registros eletrônicos
• verificar a disponibilidade de um espaço de trabalho tranquilo e seguro onde a equipe de avaliação pode se reunir em particular durante a visita ao local
• verificar a logística de deslocamento, hospedagem e estacionamento, quando necessário.

Pessoa encarregada

O líder da equipe pede para se encontrar com o responsável pelo serviço (caso ainda não o tenha encontrado na procura de entrada nas instalações); esta é a pessoa responsável pela gestão do serviço no dia. O responsável deve comparecer à reunião de entrada e ser capaz de facilitar o acesso às informações do serviço, pessoal-chave e destinatários/representantes de atendimento que solicitaram entrevistas.

A reunião inicial

Toda avaliação começa com uma reunião inicial entre a direção do serviço e a equipe de avaliação. Essas reuniões seguem uma agenda definida e são breves, com duração de cerca de 30 minutos.

A equipe deve tomar notas sobre qualquer coisa discutida na reunião. Agenda da reunião inicial:

• Apresentações da organização: estrutura, número de leitos, serviços, etc.
• Número de funcionários em casa (auditorias no local)
• Planejamento Estratégico
• Observações adicionais que a organização achar pertinentes.
• Perguntas

Disponibilidade da área de trabalho

• O líder da equipe pede à gerência uma área tranquila e privada para a equipe de avaliação trabalhar e atender e identificar quais instalações (como banheiros) a equipe pode usar enquanto estiver no local.

O líder da equipe explica ao responsável que:

A avaliação incluirá entrevistas com a administração, funcionários e pacientes ou seus representantes.

Considerar-se-á as necessidades dos pacientes durante entrevistas e que as identidades daqueles que são entrevistados não serão divulgadas ao provedor, a menos que eles concordem que suas informações sejam divulgadas ou que a não divulgação coloque em risco o destinatário dos cuidados.

A equipe se reunirá com quaisquer pacientes ou seus representantes que desejem conhecê-los.

Uma abordagem aberta e transparente

O líder da equipe explica que a abordagem transparente significa que a equipe fornecerá atualizações sobre o andamento da visita e respondera a quaisquer questões na reunião final. A equipe fornecerá suas recomendações no relatório da visita.

A equipe solicitará mais informações ao serviço durante a avaliação de acreditação se algum problema potencial for identificado e falará à gerência se os problemas não forem resolvidos. A administração tem a oportunidade de fornecer mais informações sobre quaisquer assuntos que possam afetar adversamente as conclusões da avaliação.

O líder da equipe explica que se alguém no serviço não entender uma pergunta ou, porque a equipe de avaliação está procurando, ou revisando algo, eles devem perguntar aos avaliadores para esclarecimento.

Sugestões de melhoria

O líder da equipe explica que os membros da equipe podem sugerir oportunidades de melhoria à medida que a avaliação progride e deixar claro que quaisquer sugestões são apenas para consideração – não são ações obrigatórias porque a equipe não define método nem especifica como os serviços atendem aos padrões.

Reunião final (encerramento da avaliação)

O líder da equipe marca a hora e o local para uma reunião final. Uma vez que um tempo é definido, a equipe de avaliação trabalha junto a esta linha do tempo e para garantir que o aviso apropriado seja dado se alguma mudança for necessária.

Relatório de Avaliação

Após o encerramento da avaliação de acreditação, a equipe de avaliadores discutira as evidências encontradas e provera um Relatório de Avaliação a organização ou serviço avaliado, contendo a descrição dos pontos fortes, não conformidades, oportunidades de melhoria e, caso seja uma visita de certificação, o enquadramento do Nível de Acreditação.

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