Exemplos de Indicadores para monitorar o desempenho do Centro Cirúrgico

Melhorar ou manter a eficiência da sala de cirurgia é uma meta para todos os hospitais. Embora os indicadores de desempenho possam variar de acordo com o hospital, considere a lista abaixo como uma representação de como os líderes perioperatórios e os executivos do hospital medem volume, utilização, estatísticas operacionais e financeiras.

Os indicadores de volume medem a carga de casos (número de cirurgias) e os tempos. Existem três tipos de volume: volume de caso, minutos de caso e minutos de caso por hora do dia.

O volume de casos reflete o número total de casos cirúrgicos em um período de tempo definido. Geralmente é medido para cirurgias em pacientes internados e ambulatoriais. Embora seja rastreado mensalmente, a melhor medida é o número médio de casos por sala de cirurgia por ano, porque essa medida leva em consideração as férias do cirurgião e a participação em convenções médicas.

Minutos de caso refletem o número total de minutos de cirurgia a cada mês. Quando essa métrica é comparada ao volume, ela ajuda a mostrar os padrões de crescimento. Por exemplo: um pequeno aumento no volume de casos com um grande aumento em minutos deve significar que os cirurgiões estão realizando cirurgias mais longas e complexas. Se houver um pequeno aumento no volume de casos e um pequeno aumento em minutos, provavelmente significa que casos cirúrgicos mais curtos estão sendo realizados.

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Minutos de caso por hora do dia mede a porcentagem de minutos de caso que são concluídos por turno. Geralmente, há metas específicas para o período de 7h às 15h e às 17h todos os dias.

Os indicadores de utilização medem a frequência de uso das salas cirúrgicas. Normalmente, existem três medições de OR que são monitoradas em cada hospital.

A utilização de OR por dia da semana mede a utilização total de OR para cada dia da semana. O objetivo é ter um nível de uso uniforme a cada dia para evitar grandes períodos abertos. Na maioria dos hospitais, o objetivo é ter cada sala cirúrgica em uso 75-80% do tempo. Isso permite que o agendador de OR adicione casos de emergência conforme necessário.

A utilização do bloco é medida pelo cirurgião ou serviço. Normalmente, um cirurgião que tem uma prática ocupada e, por exemplo, substituições de quadril e joelho bloqueia um OR para um número “x” de casos por dia para um número “x” de casos por semana. Seu bloco de tempo inclui o tempo de resposta para preparar a sala de cirurgia para o próximo caso. Quando isso é levado em consideração, a métrica utilizada é a utilização ajustada = o total de minutos de bloco utilizados + o tempo de retorno dividido pelo total de minutos de bloco disponíveis.

A cirurgia fora do expediente mede o volume ou a porcentagem de cirurgia realizada fora do horário programado da sala de cirurgia, como durante a noite, noites, fins de semana e feriados. Isso pode resultar de casos urgentes/emergentes ou de horas normais de excesso (ou seja, cirurgia que excede o horário programado).

Além de monitorar o uso da sala de cirurgia, cada hospital também monitora todos os locais de anestesia dentro da instalação (Cirurgias, laboratórios gastrointestinais, laboratórios, hemodinâmica, obstetrícia e salas de parto) para maximizar a eficiência da equipe de anestesia.

Os indicadores operacionais medem a eficiência da gestão da sala de cirurgia. Aqui estão seis medições típicas: inícios do primeiro caso, tempo de rotatividade, inícios pontuais, cancelamentos, acréscimos e minutos de horas extras.

A precisão da hora de início do primeiro caso mede a porcentagem de primeiros casos do dia que começam no horário. Normalmente, é definido como o paciente estando na sala de cirurgia no horário de início programado. A maioria das instalações permite um período de carência de 15 minutos. Esta é uma métrica importante para manter o centro cirúrgico funcionando sem problemas durante todo o dia.

O tempo de rotatividade é calculado a partir do momento em que o paciente sai da sala de cirurgia após a cirurgia até o próximo paciente ser transportado. Os tempos de rotatividade incluem tempos de limpeza e tempos de configuração, mas não atrasos entre os casos. Para pacientes internados, isso geralmente é de 25 a 35 minutos e geralmente é medido seguindo o mesmo cirurgião. Isso evita a variabilidade entre cirurgiões ou serviços. Tempos de rotação ruins podem ser causados quando há processamento central ineficiente de instrumentos ou quando enfermagem, serviços ambientais (limpeza) e anestesia não estão trabalhando em conjunto.

A taxa de cancelamento no mesmo dia mede a taxa por porcentagem de procedimentos cirúrgicos cancelados (ou seja, remarcados para outro dia ou cancelados por completo) no dia da cirurgia. Muitas vezes, há variabilidade na forma como as instalações definem os cancelamentos “no mesmo dia”. Dependendo da instalação, eles podem defini-lo da seguinte forma:

• Apenas cancelamentos no dia da cirurgia.
• Quaisquer cancelamentos após as 12h00 ou 13h00 do dia anterior à data prevista da cirurgia.
• Apenas cancelamentos de cirurgias eletivas.
• Todos os cancelamentos de sala de cirurgia.

Cancelamentos para cirurgias no mesmo dia são monitorados cuidadosamente porque criam bloqueios e gargalos. Alguns fatores que podem causar um cancelamento são uma unidade de terapia intensiva completa, ou indisponibilidade do cirurgião.

O tempo aberto é definido como o tempo disponível para qualquer pessoa e pode ser reservado com antecedência. Isso geralmente é para cirurgiões que não têm um bloco de tempo reservado a cada semana. Hora urgente é a hora que está disponível 24 horas antes. Isso permite que sejam agendados casos que precisam ser realizados com urgência, mas não são emergências. Muitas cirurgias gerais são exemplos de tempos de urgência.

Minutos de horas extras é o valor das horas extras pagas ao pessoal do OR. As horas extras podem ocorrer devido a qualquer um dos seguintes motivos: falta de partidas pontuais, aumento dos tempos de retorno, níveis incorretos de pessoal, lacunas no cronograma, excesso de reservas ou complicações do paciente.

As complicações podem vir de várias formas, desde eventos nunca até problemas como náuseas e vômitos no pós-operatório.

Os indicadores financeiros medem receitas e despesas. Exemplos típicos são Margem de Contribuição (Média) por hora de sala de cirurgia, custos de suprimentos médicos por caso, horas clínicas por caso e custos de pessoal em excesso.

Margem de contribuição (média) por hora de sala de cirurgia é a receita hospitalar gerada por um caso cirúrgico, menos todos os custos variáveis de mão de obra e insumos de internação. Se for baixo, geralmente é porque o cirurgião é muito lento, usa muitos instrumentos ou usa implantes caros.

Os custos de suprimentos médicos por caso são os custos médios por caso. Inclui o custo de todos os suprimentos e implantes descartáveis. O rastreamento dessa métrica permite que os hospitais monitorem os custos médicos por especialidade e por cirurgião.

Horas clínicas por caso mede quanto tempo a equipe clínica (enfermeiros, equipe de cirurgia e pós-operatório e equipe de suporte clínico está gastando com cada paciente.

Os custos de pessoal excessivos medem os custos de pessoal associados ao tempo de sala de cirurgia subutilizado e usado em excesso.

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Fonte: Tom Williams & Heather Williams. Do You Know the KPIs of the Operating Room? Strategic Dynamics, 2016.