Toda organização precisa acompanhar e monitorar seus planos de ação para a melhoria, sendo que muitas delas não fazem isso de forma estruturada e sistemática. Para isso, além das ferramentas mais complexas de gestão de projetos, há as ferramentas mais simples, tal como o 5W2H (ou 5W1H, caso não se acompanhem os custos financeiros).

Ele é um modelo de plano de ação estruturado e prático para compreender os passos para a solução (ou melhoria) de um problema,  com etapas bem definidas. Esta abordagem pode ser utilizada em casos de:

• Planejamento de um projeto ou etapas de um projeto;
• Estruturação e acompanhamento das melhorias dentro de um processo ou projeto.

O 5W2H é formado por 4 etapas:

1. Avaliação da situação a ser estudada: garanta que todos os profissionais entendam o objetivo (o que se quer alcançar com as atividades a serem implementadas, com metas claras);

2. Desenvolvimento das questões sobre a situação (esta etapa explica o nome da ferramenta, pois, na tradução para o inglês, compreende 5 perguntas iniciadas pela letra W e 2 pela H)

• O que? (What): O que será feito – etapas e descrição
• Por quê? (Why): Porque será feito – justificativa e razões
• Onde? (Where): Onde será feito – localidade
• Quando? (When): Quando será feito – data, horário e prazos
• Quem? (Who): Quem irá fazer – pessoa responsável
• Como? (How): Como será feito – métodos e processos
• Quanto? (How much) Quanto custará para ser feito – custos envolvidos;

3. Resposta para todas as questões e desenvolvimento de um plano para responder as questões que não foram imediatamente respondidas;

4. Acompanhamento do objetivo e prazos com a ferramenta, estipulando revisões adicionais no plano inicial, caso necessário.

Conheça mais em: PDSA: prós e contras da ferramenta de melhoria em saúde

Essa ferramenta permite à instituição:

• Considerar todos os aspectos mais importantes da situação, processo ou problema;
• Exigir pouco treinamento dos profissionais para sua utilização, uma vez que é uma ferramenta de baixa complexidade;
• Aplicá-la em qualquer situação, processo ou problema que precise de melhoria.

Assim, a 5W2H é uma ferramenta de gerenciamento para processos simples ou mesmo  complexos, cuja aplicação é possível em instituições pequenas, médias e de larga escala.

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Referência:

HEFLO. The 5W2H method: Learn how to develop an effective action plan. 2016.

Agency for Healthcare Research and Quality. 5W2H. 2005.